Tuesday, February 22, 2011

Finnsmofcon 2011

On Saturday, many of the Finnish fandom’s active members gathered in the Tampere winter swimmers’ sauna cabin for the annual smoffing meeting. This year there were more people than I remember there ever being (someone said they counted 70 participants), and it showed a bit; the building was bursting at the seams.
Before the traditional general co-operation meeting, there was the annual meeting of the Finncon association. It was business as usual—closing of the previous year, looking at the plans for the current year. A new board for the association was elected. Karo Leikomaa continues as chair, and Harri Kiiskinen and Pasi Vihinen continue as members of the board. New members this year are Ari Seppi from Tampere and Saija Aro from Espoo (but also representing Jyväskylä).

The co-operation meeting went smoothly, thanks to Jukkahoo who chaired the meeting very efficiently. This year most of the societies present had also done as was asked, and prepared their presentations beforehand, so there was much less going back-and-forth, remembering activities bit by bit, than in the previous few years. This is a practice I hope will continue in the following years. I would like to see the meeting be a bit more efficient still: in my opinion it’s not necessary to go over all the standard stuff that continues from year to year: publishing a club zine, having regular pub meetings, etc. These things could be collected in a info letter, for example, and use the meeting time for discussing things that aren’t exactly the same each year (such as bigger events, and also changes to the usual routines of course).

The usual activities took place after the meeting: sauna + swimming in the lake (quite a few braved the icy lake, despite the freezing weather), filking, raffle, announcing the NoFF delegate (Susanna Leppälahti from Turku will be attending a convention somewhere in the Nordic countries this year), the NoFF auction (which, if I remember correctly, took in about 400 €; a great result), informal meetings, and of course eating and drinking with friends from all over Finland. We also saw a sneak preview of material from the long awaited Iron Sky movie. And had a meeting of the Señor Humidor’s Wondrously Scientifictional Cigar Society. Nice cigars in good company—who cares if it was cold enough to freeze the beer I was drinking while smoking the cigar.

This year the meeting time was longer than before, and I thought it worked very well. The Finncon association meeting was held before the regular meeting (which is excellent, because it takes a while and not everybody needs or wants to be present for it), and also the evening ran longer because the place for reserved for the whole evening. This made for a much more relaxed evening—there are so many activities that the evening has felt very rushed. What I’d like to see in the future would be making the evening less strictly programmed. For example, I would reserve the sauna for a longer period, not just a couple of hours. I’m sure there are people, for example, who aren’t that interested in the hour-long raffle, or the filking session, but would like to relax in the sauna instead. I see no need to try to put all the activities back-to-back, thinking everyone will want to participate in every one of those.

# # #

Tampere

On Sunday, a few of us met for the now quasi-traditional brunch. As always, this was more of a nice and relaxed meeting of friends, taking a couple of hours before heading home. Something said during the brunch caught my attention, and we discussed the idea further with Harri on the way back. Jukka suggested that the co-operation meeting could officially be a two-day event, and I think this would be an excellent idea. It would allow for more time to have smaller meetings (such as a board meeting for the Finncon association) without having to try to cram it all in one evening—and naturally also leave more room for socializing on Saturday. Not everyone who attends the general meeting on Saturday would want (or need) to attend the Sunday part, so a much smaller venue would do.

Sunday’s schedule could be something like:

  • brunch, 10–12 (enough time so that those who don’t want to be up at 10 can attend, but I’d still say start earlier so that us who are up earlier can take our time with the brunch—and please find a place that actually does open when announced, unlike the venue used this year)
  • meetings, starting at noon (those who prefer to sleep in can skip the brunch)
  • end the day around 5 or 6 (with perhaps a pizza break during the day)

My idea of the ideal Smof Sunday would be a very relaxed, loosely programmed day. There could, and should, be some scheduled meetings (the aforementioned Finncon association board meeting would be a good candidate, and perhaps for example a FSFWA meeting as well), but there should also be plenty of time for informal smoffing. This would be a great opportunity for discussing the upcoming events in more detail (Finncon planning), bouncing ideas off other “smofs”, and just socializing. Does this sound like something people would like to try? I’d be game for trying this on for size next year. How about you?

My thanks for the organizers! Next year the meeting will be held on Saturday, February 25. See you in Tampere!

Labels: ,

6 Comments:

Anonymous Erkka Leppänen said...

Kiitos kattavasta raportista ja palautteesta. Tässä joitakin järjestäjien kommentteja ehdotuksiin. (Only in Finnish, sorry.)

Järjestäjätiimi oli tyytyväinen kokoukseen ja oli sitä mieltä, että samalla tavalla tapahtuma kannattaa järjestää vastaisuudessakin. Pientä hiomista voidaan tehdä, ja ainakin ruokailu täytyy miettiä joka vuosi uudestaan, mutta aikataulutus tuntui onnistuneelta.

Ehdotus sauna-ajan pidentämiseksi ei valitettavasti tule toteutumaan, koska saunasta pitää maksaa joka tunnista erikseen. Sauna-ajan lisääminen kolmituntiseksikin kasvattaisi budjettia huomattavasti. Voi olla, että ensi vuonna saunojilta täytyy joka tapauksessa periä lisämaksu.

Sunnuntaibrunssin lisääminen ohjelmaan on hyvä idea, mutta kokousten siirtäminen sunnuntaille on ongelmallista. Ymmärtääkseni kokousten pitämisessä ennen varsinaista yhteistyökokousta on juuri se idea, että asioista saataisiin päätettyä ajoissa, jotta niistä voitaisiin raportoida yhteistyökokouksessa. Jos esimerkiksi Finncon-yhdistys kokoustaisi vasta sunnuntaina, paljon kaikkia kiinnostavaa informaatiota jäisi kuulematta lauantaina.

On tietenkin seurojen ja yhdistysten oma asia, milloin ne haluavat kokoustaa; tapahtuman järjestäjät eivät voi tätä määrätä. Mutta jos sunnuntaiksi pitäisi varata jokin kokouspaikka, se jälleen lisäisi kustannuksia, ellei sitten paikaksi kelpaa jokin yleinen kahvila/ravintola. Sitä paitsi huomattava osa ulkopaikkakuntalaisista vieraista on tavannut lähteä Tampereelta jo lauantaina.

Mutta seuraavaan kokoukseen on vielä vuosi. Sitä ennen ehtii tulla vaikka minkälaisia uusia ideoita.

22 February, 2011 22:38  
Blogger Tero said...

Kiitokset kommenteista.

Saunasta: paljonko tulisi lisäkustannuksia? Ehkä esim. scifilistalla voisi tiedustella, olisiko kuinka paljon kiinnostusta saunomiseen, jos siitä perittäisiin x euroa. Ts. jos olisi tarpeeksi kiinnostuneita saunojia, jotka kattaisivat kustannukset, eivät järjestäjät joutuisi maksamaan ylimääräistä. (Ja jos ei löydy, on hyvä peruste olla varaamatta saunaa pidemmäksi aikaa.) Saunanhan ei tarvitse välttämättä myöskään olla yksityisesti varattuna koko iltaa, jos siten pääsee edullisemmin jatkamaan saunomista.

En puhunut yleiskokouksesta, vaan kuten artikkelissa mainitsin, esimerkkinä kokouksista, jotka voisi hyvin siirtää sunnuntaille, Finncon-yhdistyksen hallituksen kokouksesta. Sellainen pidettiin nytkin yhteistyökokouksen jälkeen, mutta kaikki halukkaat eivät ehtineet osallistua, koska samaan aikaan oli saunomista ja sikariklubin kokoontuminen. Yleiskokous minustakin ehdottomasti ennen yhteistyökokousta myös jatkossa.

Sunnuntain kokouspaikaksi jokin hyvä kahvilakin saattaisi käydä (ainakin, jos on kabinettitiloja tms.). Jos paremmille kokoustiloille olisi kysyntää, minusta osallistujat kattaisivat silloin myös kustannukset (ja esim. Finncon-yhdistykseltä saattaisi saada tarkoitukseen jonkin verran).

Totta kai ulkopaikkakuntalaisista suurin osa lähtee lauantaina, koska kaikki virallinen ohjelma on silloin. Jos sunnuntaina olisi myös ohjelmaa, jäisi luultavasti huomattavasti useampi — eikä tarkoitus olisi, että kaikki osallistuisivat molempina päivinä, vaan sunnuntaina olisi todennäköisesti paikalla huomattavasti pienempi määrä ihmisiä.

Tämä on kaikki tällaista vapaampaa ideointia — ehdotan vain, että minusta kannattaisi kartoittaa budjettia ja kiinnostusta.

23 February, 2011 09:33  
Anonymous Anonymous said...

Rahastahan ei yhteistyökokouksen onnistuminen tai sauna-ajan lisääminen voi tai saa olla kiinni. Kustannuksiin löytyy varmasti jakajia Suomen kaikkien sf-seurojen puolelta. Ja majoittuminen vaikkapa Omena-hotelliin 3-5 ihmistä per huone ei tule kalliiksi. Eli kannatetaan Ykspetäjäisen esittämiä laajennuksia.

04 March, 2011 13:52  
Blogger Rauta said...

Kommenttia täältäkin.

Pitäisin kuitenkin lauantai alkuiltapäivää 12:00-14:30 parhaana aikana hoitaa virallisia kokouksia. Finncon-yhdistyksen kokous vie tunnista puoleentoista. Sen jälkeen on vielä aikaa pitää esim. järjestäytymiskokous ja valtakunnallisten järjestöjen (joilla on oma haasteensa saada edustajat yhteen) kokoukset. Tämä edellyttää, että alkamisajasta klo 12 ei lähdetä lipsumaan. Sunnuntaiksi eivät kaikki kuitenkaan voi jäädä.

Hotellikuittaukset, henkilönoudot ja pikaiset kaupassakäynnit vaativat tämän jälkeen vielä lyhyen aikansa.

Yhteistyökokous saadaan käyntiin 15:00 tai 15:30. Varsinaisen yhteistyökokouksen jälkeen homma on jo sen verran hulinaa, että virallisille kokouksille ei aika enää ole optimaalinen.

Olen yhtä mieltä Teron ja (Tonin käsialaa muistuttavan) anonyymin kanssa siitä, että kustannukset eivät saa olla, tai muodostua tilaisuuden ongelmaksi. Osallistumismaksun voi hyvin nostaa vaikka näin:
osallistuminen 4 € + ruoka 3 € + sauna 3 €, tai suoraan 10 € kaikille.
Lisäksi seuroilta voi pyytää vapaaehtoisen 1-30 euron aneen, (valmistellusta) esittäytymisvuorosta yhteistyökokouksessa.

Henk. koht. tosin sijoittaisin rahaa mieluummin lauantaimakkaran lisäämiseksi päivän mainioon, mutta varsin vegaanihenkiseen tarjoiluun, kuin sauna-aikaan ;) Mutta ehkä molemmat ovat mahdollisia.

T: Tapsa

04 March, 2011 19:02  
Blogger Tero said...

Kovin optimistiselta kuulostaa, että Finncon-yhdistyksen kokous menisi alle puolentoista tunnin – tähän asti on minusta yleensä oltu kyllä lähempänä sitä kolmea tuntia. Sitä paitsi ainakin itse huomaan, että sen jälkeen ei pysty ihan välittömästi toista tiukkaa asiakokousta keskittymään. Lisäksi esim. hallituksen järjestäytymiskokouksen pitäminen vasta seuraavana päivänä olisi minusta sikälikin hyvä juttu, että silloin ehtisi kerätä epävirallisen illanvieton aikana ihmisiltä kommentteja asioihin, joita pitäisi mahdollisesti käsitellä.

Alkamisajasta on käytännössä pakko lipsua hiukan, jos ihmiset tulevat julkisilla kulkuneuvoilla, koska niillä ehtii paikalle vasta n. puoleksi.

07 March, 2011 17:31  
Blogger Rauta said...

Kyllä Finncon ry.:n vuosikokoukset ovat olleet noin tunnin mittaisia (pöytäkirjat). Yksittäistä Finnconia käsittelevät kokoukset ovat joskus venyneet pitkiksi.

T: Tapsa

10 March, 2011 09:44  

Post a Comment

<< Home